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第二篇建账篇
1．一个企业至少应该设置几册账？
　　1．一个企业至少应该设置几册账？
　　至少应设置四册账:一册现金日记账；一册银行存款日记账；一册总分类账；一册活页明细账。
　　其中，活页明细账主要包括：库存材料分类账（收、发、存数量金额式）；库存材料多栏式分类账（收、发、存数量金额式）；低值易耗品明细分类账（在库、在用）；材料采购明细账；材料成本差异明细账；分期收款发出商品明细账；委托加工存货明细账；固定资产明细分类账（登记设备与计算折旧）；生产成本明细账；制造费用明细账；管理费用明细账；销售费用明细账；经营费用明细账；工资明细账；产品销售明细账；应交增值税明细账。
　　2．什么是建账？建账的基本程序是什么？
　　新建单位和原有单位在年度开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设置应用账簿，即平常所说的“建账”。
　　建账的基本程序是：
　　第一步：按照需用的各种账簿的格式要求，预备各种账页，并将活页的账页用账夹装订成册。
　　第二步：在账簿的“启用表”上，写明单位名称、账簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期以及记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计主管人员在本年度调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确经济责任。
　　第三步：按照会计科目表的顺序、名称，在总账账页上建立总账账户；并根据总账账户明细核算的要求，在各个所属明细账户上建立二、三级……明细账户。原有单位在年度开始建立各级账户的同时，应将上年账户余额结转过来。
第四步：启用订本式账簿，应从第一页起到最后一页止顺序编定号码，不得跳页、缺号；使用活页式账簿，应按账户顺序编本户页次号码。各账户编列号码后，应填“账户目录”，将账户名称页次登入目录内，并粘贴索引纸(账户标签)，写明账户名称，以利检索。
　　3．会计凭证设计的原则是什么？
　　会计凭证设计，就是根据被设计单位实际情况，对凭证的种类、内容、用途、格式、传递程序作出科学的规划，绘制出科学、规范的格式，以便为完整、及时、真实地记录经济活动提供所需要的信息载体。同时在设计会计凭证时，还需考虑凭证的整理、审核、保管等问题，总的来说，会计凭证设计应遵循以下原则：
　　（1）清晰性原则。原始凭证是对经济业务的写实，记账凭证是对经济业务的科学分类，故清晰性原则的含义是：①能全面反映经济活动的真实情况，例如经济活动的发生时间、地点、内容、责任等情况，使人们一看便知而不致产生疑问；②凭证要素齐全，例如对外原始凭证中应设计凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、业务内容、数量、单价、计量单位、金额大写与小写、填制人签章等内容；③中心内容或主要内容应排列在凭证的重要位置；④对记账凭证而言，科目对应关系要清楚，不仅要有总账科目的位置，还要有明细科目的位置；⑤颜色显明、易于区分不同用途的联次，如收款收据一般为三联，第一联给交款人，第二联记账，第三联为存根，各联颜色应有明显区别并标明各联联次。
　　（2）经济性原则。经济性原则要求设计者做到：①尽量考虑一证两用或多用，以节约纸张和减少数字的转抄。如借款凭证代付款凭证，银行各种结算凭证既是原始凭证又是记账凭证等；②凭证面积以能充分反映业务内容为原则，不宜过大或过小，过大浪费纸张，增加了印刷成本，过小不便于保管；③专用凭证的常用项目应事先印刷在凭证上，以免手写耽误时间且影响整洁和美观。
　　（3）统一性原则。统一性原则要求，凭证的内容和格式应尽量做到统一和标准化。全国性使用的凭证如车船票、机票、增值税专用发票等，有关部门设计时应做到全国统一，不能大小不一、内容不一。一个单位内部使用的凭证更应做到标准化，例如收款凭证中会计科目栏称总账科目，而付款凭证中该栏又称一级科目，或者收款凭证面积大，付款凭证面积小，都是不符合统一性原则的。贯彻统一性原则不仅使凭证内容更清晰，同时也便于装订和归档保存，还有利于机械化操作和在全国范围内传递及使用信息。
　　（4）有利于加强经济核算和内部控制原则。
　　自制的许多原始凭证是为加强经济核算和企业内部管理服务的，设计时应充分注意贯彻这一原则。例如职工考勤表、产品加工单、工时记录、停工记录、产量记录、管理费用分配卡等等的设计，都要便于各种核算、控制、分析和检查，满足管理需要和内部控制的需要。

4．原始凭证怎样设计？
　　原始凭证按其来源不同，分为自制凭证和外来凭证两种。对于外来凭证，不在企业会计制度设计的范围之内。因而原始凭证的设计侧重于自制原始凭证的设计。
　　在设计自制原始凭证时，应着重考虑下列几个问题：①每一类经济业务发生时需要记录哪些方面的内容；②处理各类经济业务分别需要经由哪些手续；③据以编制记账凭证或登记分类账、日记账时各有哪些要求；④审核原始凭证应把握哪些要件等。据此规定原始凭证设计的种类、内容、格式和联次等。
　　原始凭证设计的基本内容包括：原始凭证的名称；接受凭证单位的名称；填制凭证的日期；经济业务的内容摘要；经济业务所涉及到的数量、单价和金额；填制凭证单位、人员的签章；凭证的编号；凭证的联次、附件等。
　　设计原始凭证的基本步骤包括以下五个方面：
　　第一， 确定所需原始凭证的种类。
　　第二， 明确各种原始凭证的用途。
　　第三， 拟定原始凭证的格式。
　　第四， 规定原始凭证的传递程序。
　　第五， 严格原始凭证的保管制度。
　　在原始凭证设计过程中，还应注意遵循下列要求：
　　第一， 要适应企业生产经营的特点，兼顾统计部门、业务部门以及其他有关部门对业务管理的具体要求；
　　第二， 要适应企业内部机构设置和人员分工情况，贯彻内部控制制度，加强各业务部门和经办人员的责任意识，防止错误及舞弊行为；
　　第三， 要保证会计凭证简便易行，促使会计信息及时、高效传递；
　　第四，要正确处理好借鉴与改进的关系，尤其对于有统一规范格式的原始凭证，如非必要应尽量采用，以简化设计工作，保证会计实务规范统一。
　　以下存货收发业务为例说明有关原始凭证的设计。
　　记录存货收发的原始凭证如原材料入库单、领料单、材料耗用汇总表、产成品入库单、销货发票等。其格式见表2-1、表2-2、表2-3。
表2-1 材料入库单
　　材料类别： 年 月 日 第 号
　　供应单位 材料名称 编号 规格 单位 数量 单价 金额 合同数量

　　保管仓库号： 合计
　　备注：

表2-2 限额领料单
　　年 月 日 限额
　　材料名称： 规格： 编号：
　　日期 领用数 累计领用 节约或超支 领料人 发料人
　　数量 单价 金额


表2-3 材料耗用汇总表
　　年 月 日
　　耗用产品或部门 领料单张数 数量 单 价 金 额
　　实际价 计划价 实际价 计划价
　　Ａ产品
　　Ｂ产品
　　Ｃ产品
　　管理部门
　　车间耗用
　　其他部门
　　合 计
　　表2-1中的单价指实际单价，“备注”栏登记验收情况，如短缺、盈余、质量是否相符等。“合同数量”栏可记录合同中规定的数量和质量(如一等品、合格品等)，以便与实收情况比较。
表2-2在右上角有限额记录，若本月合计领用数低于限额则为节约，反之为超支，记入“节约或超支”栏，超支用“－”号表示，每次领用都必须由领料人和发料人签章。
　　表3-3若领用某种材料，则可列示实际单价和计划单价，若领用多种材料，则可只填实际价或计划价，“实际金额”和“计划金额”两栏是汇总数字，无论领用一种或多种材料都可填列。

5．记账凭证怎样设计？
　　记账凭证的设计与记账方法的采用密切相关，根据《企业会计准则》的要求，应在借贷记账法的基础之上设计记账凭证。
　　记账凭证设计的基本内容包括：记账凭证的名称；填制凭证的日期；经济业务内容摘要；会计科目(包括明细科目)的名称和方向；金额；凭证编号；凭证所附原始凭证的件数；有关经办人员和主管人员的签章等。
　　记账凭证设计的基本步骤与原始凭证设计的基本步骤大致相同。首先，需要确定使用记账凭证的种类。一个单位究竟设计什么样的记账凭证，不能一概而论，只能根据事前调查的内容和已设计的会计账务处理程序以及企业活动的特点来决定。如果是小型企事业单位，且设计的账务处理程序记账凭证账务处理程序或日记总账账务处理程序，则可选择通用记账凭证格式（表2-4）；如果是大中型企业，且设计的账务处理程序是凭证汇总的账务处理程序(科目汇总表账务处理程序和汇总记账凭证账务处理程序)，则应选择专用记账凭证（收、付、转凭证）和汇总记账凭证两种格式（表2-5，表2-6，表2-7，表2-8）；如果已设计的账务处理程序是利用账户汇总的处理程序，也应选择专用记账凭证格式。此外，有些特殊业务还可以以单代证，即以原始凭证代替凭证（表2-9，表2-10，表2-11）。显然，只要确定了选用记账凭证的种类，记账凭证的用途也就随之确定下来了。紧接着就是根据记账凭证的种类和用途，分别绘制凭证的样式，以确定记账凭证的内容、格式及规模大小。（记账凭证从填制到复核，直到据以登记有关账簿，也涉及到一个凭证传递程序的问题，这个问题将在“报表篇”账务处理程序中介绍。）最后，记账凭证及所附原始凭证的保管制度也是记账凭证设计时应考虑的基本内容之一。记账凭证应定期装订成册，在法定期限内指定专人妥为保管，期限届满再按规定程序销毁。


表2-4 记 账 凭 证
　　（通用）
　　年 月 日 字 号
　　摘 要 借方科目 金 额 贷方科目 附件张
　　一级 二级 一级 二级

　　合 计 合 计
　　记账： 出纳： 审核： 制证：

表2-5 收 款 凭 证
　　借： 年 月 日 字 号
　　摘 要 贷方一级科目 明细科目 金 额 附件张


　　合 计
　　记账： 出纳： 审核： 制证：

表2-6 付 款 凭 证
　　贷： 年 月 日 字 号
　　摘 要 借方一级科目 明细科目 金 额 附件张


　　合 计
　　记账： 出纳： 审核： 制证：

表2-7 转 账 凭 证
　　年 月 日 字 号
　　摘 要 借方科目 贷方科目 附件张
　　一级科目 明细科目 一级科目 明细科目

　　合 计
　　记账： 出纳： 审核： 制证：

表2-8 汇 总 记 账 凭 证
　　年 月 日 汇字 号
　　借方科目 金 额 贷方科目 金 额 附件张

　　合计
　　审核： 制表：

表2-9 收 据
　　（代收款凭证）
　　借：现金 年 月 日 字 号
　　付款单位或人员 附件张
　　收款事由： 数量 金额

　　合计
　　收款人： 审核： 制证： 出纳：

表2-10 借款单（代付款凭证）
　　借款单位 借款人姓名 附件张
　　借款事由
　　摘 要 借方科目 金额 领导批示
　　一级科目 二级科目

　　审核： 制证： 出纳：

表2-11： 差旅费报销单（代记账凭证）
　　年 月 日填制 字 号
　　借方科目 贷方科目 金额 附件张
　　姓名 出差事由
　　起止时间与地点
　　月 日 起点 月 日 终点 交通工具 金额 其他项目 金额

　　合计金额（人民币大写） ￥：
　　预借金额 结算后应退 结算后补领
　　主管审批： 财务审核： 报销人：



2.总账怎样设置？
　　6．总账怎样设置？
　　总账，又称总分类账，一般采用三栏式(见表2-12)，也可采用双栏式(见表2-13)、棋盘式(见表2-14)，除此之外，还可结合各种形式的汇总，而采用多栏式(例如日记总账)。其中三栏式是普遍采用的基本格式；双栏式仅适用于期末没有余额的虚账户(收入、费用等暂记性、过渡性账户)；棋盘式的分类账有利于体现账户间的对应关系，但账页庞大，工作量也很大，仅适用于业务量少、运用科目也少的企业。
表2-12 总分类账（三栏式）
　　账户名称：   第 页
　　年 凭 证 摘 要 借方金额 贷方金额 借或贷 余 额
　　月 日 字 号

表2-13 总分类账（双栏式）
　　年 月
　　账户名称：   第 页
　　年 凭 证 摘 要 借方金额 贷方金额
　　月 日 字 号
表2-14 总分类账（棋盘式）
　　年 月
　　第 页
　　借方贷方 甲科目 乙科目 … … … 贷方余额
　　甲科目
　　乙科目
　　…
　　…
　　借方发生额
　　贷方发生额
　　月初余额 借方
　　贷方
　　月末余额 借方
　　贷方

7．日记账怎样设置？
　　日记账的主要作用是按照时间的先后顺序记录经济业务，以保持会计资料的完整性和连续性。进行日记账的设置工作，首先要确定其种类和数量。日记账在不同的会计核算组织形式下，其具体用途是不同的。如果日记账用作过账媒介(如通用日记账、日记总账核算组织形式)，则要求设置一个严密完整的序时账簿体系，包括企业的所有经济业务；如果日记时账不用作过账媒介，则不必考虑其体系的完整性，只需设置某些特种日记账即可。通常设置的特种日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账，极少数企业还设置销货日记账和购货日记账。
　　现金日记账是专门记录现金收付业务的特种日记账，它一般由出纳人员负责填写。现金日记账既可用作明细账，也可用于过账媒介。在现金收付业务较多的企业，也可分别设置现金收入日记账和现金支出日记账，它们只能是单栏式的日记账；现金日记账还可设置成三栏式的日记账(分别见表2-15、表2-16、表2-17)。除非企业现金收付业务特别繁多，一般情况下，只设置三栏式的现金日记账。
表2-15 现金收入日记账
　　年 月
　　借方科目：现金 第 页
　　年 凭 证 摘 要 贷方科目 金 额
　　月 日 字 号

表2-16 现金支出日记账
　　年 月
　　贷方科目：现金 第 页
　　年 凭 证 摘 要 借方科目 金 额
　　月 日 字 号

表2-17 现金日记账
　　年 月
　 第 页
　　年 凭证 摘 要 支票号 对方科目 借方金额 贷方金额 余 额
　　月 日 字 号

　　银行存款日记账是用来记录银行存款收付业务的特种日记账。其设计方法与现金日记账基本相同，但须将账簿名称分别改为“银行存款收入日记账”、“银行存款付出日记账”和“银行存款日记账”，并将前两种账页左上角的科目名称改为“银行存款”。而且一般应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏，以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。一般企业也只设置三栏式的银行存款日记账。其基本格式可参照现金日记账，不另赘述。
　　在日记账用作过账媒介时，必须设置普通日记账，用以记录全部转账业务，逐日逐笔进行登记。普通日记账可以采用账户两栏式，也可采用金额双栏式，但后者更为简便易行。

8．明细账怎样设置？
　　明细账的情况更为复杂，一般格式有收发存三栏式(见表2-18)、借贷余三栏式(见表2-19)、数量金额式(见表2-20)，还可根据需要设计成多栏式(见表2-21)。其中借贷余三拦式适用于一般账户的明细账；数量金额式适用于实物资产的明细账；收发存三栏式只记数量，不记金额，适用于实物资产的保管账；多栏式明细账则是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在账页上设置专栏，主要用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务，如采购、生产以及费用账户的明细账户，一般采用贷方多栏式，此外，本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税金──应交增值税”等科目，则需采用借贷双方均多栏式(见表2-22的明细账)。
表2-18 实物保管账
　　品名： 存放地点：
　　规格： 计量单位：
　　年 凭 证 摘 要 收 入 发 出 结 存
　　月 日 字 号

表2-19 ××明细账
　　明细科目：
　　年 凭 证 摘要 借方金额 贷方金额 借或贷 余额
　　月 日 字 号

表2-20 ××明细账
　　第 页
　　类 别 计量单位
　　品名规格 存放地点
　　编 号 储备定额
　　年 凭证 摘要 收 入 发 出 结 存
　　月 日 字 号
　　数量 单价 金额 数量 单位 金额 数量 单价 金额

表2-21 ××明细账 第 页
　　年 凭证 摘要 借方 贷方 借或贷 余额 （ ）方分析
　　月 日 字 号

表2-22 应交增值税明细账
　　年 月 摘要 借 方 贷 方 借或贷 余额
　　月 日 字 号 合计 进项税额 已交税金 合计 销项税额 出口退税 进项税额转出

9．备查账怎样设置？
　　备查账簿的作用是对序时账簿和分类账簿进行补充说明。根据实际需要，其设计方式可以灵活机动，不拘一格。备查账簿的设计，主要包括下列情形：
　　（1）所有权对不属于本企业，但由企业暂使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查账簿，如租入固定资产登记簿，受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等；
　　（2）对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等；
　　（3）对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，如经济合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。
　　备查账簿的设计参见表2-23、表2-24、表2-25。
表2-23 应收票据查登记簿
　　种类 号数 出票日期 出票人 票面金额 到期日期 利率 付款人 承兑人 背书人 贴 现 收回 　　注销 备注
　　日期 贴现率 贴现额 日期 金额

表2-24 租入固定资产登记簿
　　资产名称 规格 合同号 租出单位 租入日期 租期 租金 使用地点 备注

表2-25 委托加工材料登记簿
　　计量单位：
　　材料名称 规格 合同号 委托单位 接收数量 成品名称 消耗定额 预计成品量
　　接收日 加工日 完工日 完工量 交付日期 加工费用 备注



3.账簿设计原则的一般原则是什么？
　　10．账簿设计原则的一般原则是什么？
账簿设计应做到总分结合、序时与分类相结合，层次清楚，便于分工，具体说在设计时应符合以下原则：
　　（1）与企业规模和会计分工相适应的原则。企业规模较大，经济业务必然较多，会计人员的数量也相应地多，其分工较细，会计账簿也较复杂，册数也多，在设计时考虑这些特点以适应其需要。反之，企业规模小，经济业务量少，一个会计足够处理全部经济业务，在设计账簿时没有必要设多本账，所有的明细分类账可以集合成一、二本即可。
　　（2）既满足管理需要又避免重复设账的原则。账簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料，因此账簿设置也以满足需要为前提，避免重复设账、记账、浪费人力物力。例如材料账，一些企业在财务科设了总账和明细账，在供应科又设一套明细账，在仓库还设三级明细账，就是重复设账的典型例子。事实上若在财务科只设总账，供应科设二级明细账(按类别)、仓库设二级明细账(按品名规格)，一层控制一层，互相核对，数据共享，既省时又省力。
　　（3）账簿设计与账务处理程序紧密配合原则。账务处理程序的设计实质上已大致规定了账簿的种类，在进行账簿的具体设计时，应充分注意已选定的账务处理程序。例如若设计的是日记总账账务处理程序，就必须设计一本日记总账，再考虑其他账簿；又如果设计的是多栏式日记账账务处理程序，就必须设计四本多栏式日记账，分别记录现金收付和银行存款收付业务，然后再考虑设其他账簿。
　　（4）账簿设计与会计报表指标相衔接的原则。会计报表是根据账簿记录编制的，报表中的有关指标应能直接从有关总分类账户或明细分类账户中取得和填列，以加速会计报表的编制，而尽量避免从几个账户中取得资料进行加减运算来填报。

11．怎样选择账簿？
　　不同企业单位所需用的账簿是不尽相同的。但不管账簿的格式如何，从其所起的作用看，大致可分为四类：序时账簿、分类账簿、序时与分类相结合的联合账簿、备查账薄。序时账簿是指现金、银行存款日记账和转账日记账；分类账簿包括总分类账簿和明细分类账簿；联合账簿是指既是序时记录又分类记录，既是日记账又是总账的账簿，如日记总账；备查账簿如前述是记录非本企业资产或其他重要事项的账簿。
　　会计账簿从外表形式分，有订本式、活页式，卡片式三种。订本式账簿可防止账面散失和随意抽换，活页式账簿可视经济业务的多寡随时增添账页或抽取多余的空白账页，避免浪费，卡片式账簿也具备活页式账簿的优点，但容易失散，必须严加管理。
　　一个企业究竟应设计和使用何种账簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算形式以及记账的机械化程度等因素而定。但是为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计现金和银行存款日记账这种序时账簿，只是在多栏特种日记账核算形式下，要将现金和银行存款日记账都分割为专栏的收入日记账和支出日记账两本，至于分类账簿的设计，在采用记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式和科目汇总表核算形式以及多栏式日记账核算形式时，则应设计一本总分类账簿和多本明细分类账簿，而在采用日记总账核算形式时，则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总账账簿和必要的明细分类账簿。下表列示了不同情况下账簿的选择：
　　单位特点 应采用的核算形式 可设置的账簿体系
　　小规模企业(小规模纳税人) 记账凭证核算形式 现金、银行存款日记账；固定资产、材料、费用、明细账；总账。
　　日记总账核算形式 序时账同上；日记总账；固定资产、材料明细账。
　　大中型企业单位(一般纳税人) 科目汇总表核算形式，汇总记账凭证核算形式 序时账同上；固定资产、材料、应收(付)账款、其他应收应付款、长(短)期投资、实收资本、生产成本、费用等明细账；总账。(购货簿、销货簿)。
　　收付款业务多、转账业务少的大中型企业 多栏式日记账核算形式 四本多栏式日记账；明细分类账同上；总账。(购货簿、销货簿)。
　　收付款业务多、转账业务亦多的大中型企业 多栏式日记账兼汇总转账凭证核算形式 四本多栏式日记账；其他账簿同上。
　　大中型企业，但转账业务较少 科目汇总表兼转账日记账核算形式 序时账簿；必要的明细账、转账日记账；总账。
12．怎样设置会计报表？
　　会计报表是根据账簿记录对日常会计核算资料的归集、加工、汇总，并按照一定的格式和内容要求编制的报告文书，是提供会计信息的一种文件。
　　对外公布的三张主要会计报表，即资产负债表、损益表、现金流量表是由国家财政部门统一制定的。因此会计报表的设置主要指的是企业内部会计报表的设置。会计报表的内容通常应该包括如下各项：①报表名称；②报表的编制时间；③货币单位；④编制单位；⑤栏目；⑥填表人；⑦审核人；⑧财务主管。
　　向外报出的会计报表应依次编定页数，加具封面，装订成册，加盖公章。报表的封面上应注明：企业名称、地址、开业年份、报表所属年度、月份、送出日期等，并由企业领导、总会计师(或代行总会计师职权的人员)和会计主管人员签章或盖章。

13．会计凭证装订前怎样排序、粘贴和折叠？
　　凭证记账后，应及时装订。装订的范围：原始凭证、记账凭证、科目汇总表、银行对账单等等。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。使用计算机的企业，还应将转账凭证清单等装订在内。
　　装订前首先应将凭证进行整理。会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。
　　对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
　　对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。
　　对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。
　　有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单，耗料单。但在记账凭证上应注明保管地点。
　　原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。
　　经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。
所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。封　　面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。一般的封面格式如下：
　　东　风　商　场　　　　　　　　　　　××凭证 　　年　月　 日 　　共　册　　　　本册为第　　册 　　本册起止号码：　自　号至　号 　　会计主管：　　　　　　　　　　　 　装订人：

14．怎样装订会计凭证？
　　装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记账凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。
　　一本凭证，厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。过薄，不利于戳立放置；过厚，不便于翻阅核查。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若于册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。
　　由于原始凭证往往大于记账凭证，从而折叠过多，这样一本凭证就显得中间厚，装订线的位置薄，订出的一本凭证象条鱼一样。这时可以用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置。这样的装订出来的凭证就显得整齐了。
　　装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
下面介绍一种角订法：
　　(1)将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封皮上角，做护角线。
　　(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
　　(3)用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
　　(4)在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。
　　(5)将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。
　　(6)向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。以上参见下图。
　　(7)待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
　　目前，有的账簿商店有一种传票盒，将装订好的凭证装入盒中码放保管，显得整齐。



4.怎样装订会计账簿？
15．怎样装订会计账簿？
　　账簿在使用过程中，应妥善保管。账簿的封面颜色，同一年度内力求统一，逐年更换颜色，便于区别年度。这样，在找账查账时就会比较方便。账簿内部，应编好目录，建立索引。注意贴上相应数额的印花税票。
　　活页账本时可以用线绳系起来。下面介绍活页摇夹使用方法：
　　(1)用摇手插入账簿测面的孔中，向右旋转，开启摇夹。
　　(2)旋去螺帽，取去簿盖。
　　(3)将账簿活页装入，可随意装用，最多可装300页。
　　(4)复上簿盖，旋上螺帽，再用摇手向左旋转，锁紧摇夹。以上方法的使用可见图１－２。活页摇夹的络链条长50毫米，账页在装入取出过程中，摇手旋转链条时要注意账页轧住链条节头，当账页被轧住时，摇手旋转不动，千万不要强旋，请用手轻轻摇动链条节头，不使账页轧住，然后开启或锁紧摇夹。这样可保持长期使用。
　　摇夹使用的特点是比较安全，因为账簿摇紧后，其他人员如果没有专门工具，不容易随意抽取、更换账页，从而使得账页不易散失；其缺点是成本相对高。
　　账簿在过次年后，应将账簿装订整齐，活页账要编好科目目录、页码，用线绳系死，然后贴上封皮，在封皮上写明账簿的种类、单位、时间，在账簿的脊背上，也要写明账簿种类、时间。
会计业务量小的公司，账簿可以不贴口取纸；会计业务量大的公司，账簿上应该贴口取纸，可以按一级科目或材料大类，按账页顺序由前往后，自上而下地粘贴，当合起账簿时，全部口取纸应该整齐，均匀，并能够显露出科目名称，不要在账簿上下两侧贴口取纸，而应在右侧粘贴，这样，可保证整齐，存档时可以戳立放置，以便抽取。

16．什么是会计电算化?
　　会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。会计电算化已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。
　　会计电算化是会计发展史上的一次革命，对会计工作的各个方面都将产生深刻的影响。发展会计电算化，有利于促进会计工作的规范化，提高会计工作质量；减轻会计人员的劳动强度，提高会计工作的效率，更好地发挥会计的职能作用，为实现会计工作现代化奠定良好的基础。

17．会计电算化账务处理有什么特点？
　　核算使用计算机处理与传统手工方式相比有以下特点：
　　（1）数据处理一体化。在手工方式下，从编制原始凭证、记账凭证到登账、结账、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成，增加了数据处理差错的可能性；而计算机则不同，数据一旦进入系统，记账、对账、汇总编制会计报表等，都是在一个一体化处理过程中。
　　（2）信息存放磁盘化。在手工方式下，一切信息都记录在会计凭证、账簿、报表等媒介上；而计算机方式下，除原始凭证，其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质(硬盘、软盘)中，同时，随时可以根据需要，将信息打印到纸介质上。磁盘可以进行拷贝，使会计数据的保存更加安全。
　　（3）查询高速自动化。在手工方式下，要查询一个数据，特别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢，而用计算机查询，可以设定查询的条件，很快地查到所需要的数据；另外，在查阅时，还可以归类，打印查询结果。 　　18．常用的会计软件有哪些功能模块？
　　会计核算软件是专门用于会计核算工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序，从而替代人工，实现会计核算任务。
　　会计核算系统是以账务处理功能为核心，包括多种功能的有机组合体。大部分的会计核算软件将会计核算系统按功能划分为若干个相对独立的子系统，于系统每一部分的功能简单明了并相对独立，各子系统的会计信息相互传递与交流。形成完整的会计核算系统。会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，称之为会计核算软件的功能模块。
会计核算软件的功能模块包括以下部分：
　　（1）账务处理模块。账务处理模块主要是以会计凭证为原始数据，按会计科目，统计指标体系对记账凭证所载的经济内容，进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出总分类账、明细分类账、日记账及其他辅助账簿、凭证和报表。
　　账务处理模块主要包括：①账务初始(建账)；②凭证处理(输入、审核、汇总)；③查询；④对账；⑤结账；⑧打印输出；⑦其他辅助功能。
　　账务初始是根据程序要求和内部管理需要自定义会计科目体系、记账凭证格式、账簿体系的过程。相当于手工状态下设立一套新的账务核算体系，是用计算机建账的过程。
　　凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、汇总、打印等内容。
　　查询是设定查询条件标志，灵活迅速查询某会计期间的会计凭证及有关明细分类账、总账的有关内容。例如：寻找特定内容的会计凭证，查找会计科目的发生额或余额等。
　　对账功能一部分是由会计核算软件在设计时由程序自动检查核对，如总账、明细账、日记账之间的账账核对；另一部分则提供给用户进行核对，如与银行对账单核对，与往来账核对，与其他辅助账核对等，并能做出调节表等相关资料。
　　结账功能由程序完成，按国家会计制度规定，按会计科目分级进行计算、汇总，结出借贷发生额和余额，结束当期核算，开始下一个会计核算循环。结账还包括会计信息跨年度结转，开始一个新的会计年度的特殊内容。
　　打印输出功能是打印记账凭证、账簿等会计信息资料，以便用户使用和归档保管。
　　（2）报表处理模块。报表处理模块是按国家统一的会计制度规定，根据会计资料而编制会计报表，向公司管理者和政府部门提供财务报告。会计报表按其汇编范围可分为个别报表、汇总报表以及合并报表。
　　报表处理模块包括：①报表定义；②报表计算；③报表汇总；④报表查询；⑤报表输出。
　　报表定义是依据会计软件，建立一个新的报表体系所做的工作。主要包括：定义报表名称，描述空白表格的格式，定义报表项目填写内容的数据来源和报表项目及运算关系，确定表格项目审核校验及报表间项目的勾稽关系，检查公式以及汇总报表的汇总范围等步骤。
　　经过报表定义之后，就可以按规定计算或汇总产生所需要的会计报表，通过审核校验确认后，可以打印、复制、查询，输出会计报表。
　　（3）固定资产核算模块。固定资产核算模块主要是用于固定资产明细核算及管理。
　　固定资产核算模块包括：①建立固定资产卡片；②建立固定资产账簿；③录入固定资产变动情况；④计提固定资产折旧；⑤汇总计算；⑥查询及打印输出；⑦编制转账凭证。
此模块主要是根据财务制度的规定，建立固定资产卡片，确定固定资产计提折旧的系数、方法，录入固定资产增减变动情况，汇总计算固定资产原值、累计折旧及净值。按预先设计自动编制转账分录，完成转账的记录，打印输出固定资产明细账和资料卡片，详细反映固定资产价值状况。
　　（4）工资核算模块。工资核算模块以计提发放职工个人工资的原始数据为基础，计算职工工资，处理工资核算。
　　工资核算模块包括：①设计工资项目及项目计算公式；②录入职工工资基础资料；③增减变动及修改；④计算汇总；⑤查询；⑥打印输出。
　　工资核算模块，首先设计工资的项目及项目计算公式，按项目录入职工应发、扣减、实发金额，按使用者的要求计算配发不同面值的零、整钱数。
　　该模块应具备自行定义工资的项目，选择分类方式，灵活修订工资项目，调整职工个人基础资料，定义工资计算公式(如代扣个人所得税计算公式)进行汇总计算。自动制作转账凭证，填制分录，进行工资分配，计算工资福利费。
　　（5）其他模块。其他模块主要包括：存货核算，成本核算系统，应收应付款核算、销售核算和财务分析等等。根据行业的特点，又有：零售业进销存核算系统、批发业进销存核算系统等。根据管理的需要，又有：劳资人事管理系统、国有资产管理系统等。

19．会计电算化核算的一般要求是什么？
　　依据《会计法》第十三条规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定。”这是《会计法》对会计电算化的基本要求。即包括两个方面：
　　第一，使用的会计软件应当符合财政部关于会计软件应达到的标准并经过相应机关的评审。因为会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家会计制度规定的会计核算要求和会计人员的习惯，是保证会计数据质量和会计核算工作正常秩序的前提，所以，法律上要求实行会计电算化的单位，所使用的会计软件必须符合国家的有关规定。
　　第二，用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一的会计制度的要求。因为尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上的原因，生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度的要求，尤其在目前我国会计人员素质较低、对电子计算机方面的知识掌握不多的情况下，很容易因人为因素导致会计数据的失真、失准。所以，法律上要求实行会计电算化的单位，电子计算机生成的会计凭证、会计账簿和其他会计资料，在格式、内容以及数据的合法、真实、准确、完整等方面必须符合国家统一会计制度的规定。

20．企业实行会计电算化前需要做那些准备工作？
　　企业在决定使用电子计算机来建立会计核算系统前，需要做以下准备：
　　（1）人员方面。建立计算机会计信息系统，首先要考虑人员的组织。会计电算化的组织成员，主要由本企业的计算机专业人员和会计人员共同组成。
　　应选择对计算机有兴趣的会计人员作为骨干，配备计算机专业人员。财务主管在这一过程中，主要职责是确认电算化信息的需求，监督会计软件和计算机硬件的选配是否满足会计业务要求，并确定会计人员在会计电算化工作中的岗位分工。
　　（2）硬件方面。硬件方面应考虑工作方式和硬件配制。
　　工作方式包括单机式、多机式和网络式。单机式是指每一时刻计算机只能接受一个人的指令，即只能供一个人使用，每次只能完成一项任务的工作方式。单机式主要配制一台主机、键盘、显示器等外部设备。多机式是指在一台主机上通过特定硬件，连接若干台终端设备，支持多个用户同时使用的多用户多任务的工作方式。网络式是按一定方式，通过通讯设备，将不同区域的不同计算机联结起来的一种工作方式。网络式最显著的特点是会计信息资料共享，即将一个计算机系统的信息通过网络联结提供给同一网络的不同计算机用户。
　　硬件配制主要是指主机，主机决定了机器的性能，即决定了机器的运行速度和处理能力。由于会计软件复杂，处理的信息量大，企业通常应选择PII以上机型,才能满足需要。购买计算机，应关注以下指标：
　　①内存。内存一般以 KB、MB为单位。一般 PC档次的机器，其内存大多为64MK。内存的大小决定存储数据的能力。存储容量越大，运算速度越快；运算速度越快，处理数据的范围也越大。
　　②硬盘。硬盘固定在主机箱上，以提供大容量的存储能力。 PC机中每一扇区的容量一般为512个字节。
　　③软盘驱动器。软盘驱动器是对软盘上存放的信息进行读写操作的机械装置。
　　④显示器。显示器是计算机的输出设备，用来显示程序的执行过程和结果。显示器分单显和彩显两大类，彩显又按其适配器不同分为 CGA、EGA和VGA等不同类型，大部分会计软件是在 　VGA显示器上开发的，用户最好选择这样的显示器。
　　⑤打印机。打印机是计算机的输出设备之一。由于打印机的输出规格不同，在选择时要考虑是否能满足需要。
　　（3）软件方面。在选择通用会计软件时，应考虑本单位的行业核算特点和业务规模。由于各企业所处的行业不同（例如：工业与商业，运输业与旅游业），尽管会计核算的基本理论是一致的，但是各行业的会计核算对象和方法有较大的区别，即使同一行业的不同企业之间也会有许多差异，例如：流通企业中的批发与零售，施工企业中的工程施工与工程总承包。不同的企业，业务规模也有很大的区别，例如：大、中、小型企业，单一生产和兼营，一步骤生产和多步骤生产，产品流水和人员流水等。
　　通用会计软件的开发者，在产品的通用性方面做了大量的技术处理工作，即通过增加软件功能和允许用户自定义会计核算方法和核算项目，尽可能地满足大多数用户的要求。通用会计软件的通用性和适用性是一对矛盾。通用性强的软件，针对某一企业核算的适用性就可能差一些；反之，非常适合某一行业的软件在通用性上就可能差一些。因此，软件制造商就要考虑其开发成本了。制造商为了提高会计软件的通用性，通常采取自定义方式，自定义的内容少，简单易学，操作者很快就能熟悉操作过程，但适用性差；自定义的内容多，且较难理解和掌握，但通用性强，容易满足不同用户的需要



5.如何选择适用的会计软件？
21．如何选择适用的会计软件？
　　目前，随着会计电算化的发展，会计软件市场迅速扩大，其种类繁多，如何选择适合本企业的会计核算要求的通用会计软件呢?在选择会计软件时，应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题，以及软件服务的便利，软件的功能应满足本单位当前的实际需要，并考虑到今后工作发展的要求。
　　(l)合法性。合法性是指会计软件提供的功能，必须符合会计核算的规定。例如：软件中采用的总分类会计科目名称，编号方法，输入的记账凭证的格式等应符合国家统一的会计制度的规定；软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择；软件应当提供机内记账凭证打印输出功能，可以提供原始凭证的打印输出功能，必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。另外应当考虑版本的合法性。盗版软件没有可靠的技术保障，还可能出现数据丢失现象，对会计核算工作的正常进行，会带来难以找回的损失。所以，用户应取得合法的会计软件，保障会计核算工作有条不紊地进行。
　　(2)安全性。安全性是指会计软件提供的功能，能防止误操作和作弊行为。例如：对于程序文件和数据文件，软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防被非法篡改；软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据尽量恢复到破坏前状态的功能。
　　(3)正确性。正确性是指计算正确和防止输入错误。例如：当输入的记账凭证重号，输入的记账凭证金额借贷方不相等，软件应提示或者拒绝执行；软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表；机内数据进行总分类账、明细分类账汇总的计算结果，应正确无误；软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能等。
　　(4)查询性。查询性功能是指能查询机内总分类会计科目的名称、科目代号、年初余额、期初余额、累计发生额和余额，能查询记账凭证。另外，设计复合条件查询，模糊查询，为使用会计信息人员提供方便。灵活的界面切换功能，可以使会计信息人员很灵活地寻找凭证、明细分类账、总账的信息资料。
　　(5)售后服务。售后服务包括：会计软件的日常维护、用户培训、二次开发、相关技术支持和软件版本的升级换代。目前，会计人员的计算机使用水平还不高，靠自身的能力，无法排除会计软件运行中出现的全部故障，所以，还需要销售单位派出人员加以解决。如果拖延，会计核算工作就会被迫停止。所以要了解培训的内容、方式是否可行；维修服务人员是否充足；二次开发的方式是否具体；版本升级是否及时。
　　(6)价格。会计软件售价中，一般包括软件价格、售后服务与培训价格。销售报价时，有时按软件价格报价，有时按两部分总计全额报价。所以，要注意报价含义。

22．应建立哪些会计电算化内部管理制度？
　　开展会计电算化的单位应当根据工作需要，建立健全以下管理制度：
　　(l)岗位责任制。会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查和数据分析等。
　　(2)操作管理制度。操作管理制度主要内容包括：①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；④由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
　　(3)硬件、软件和数据管理制度。硬件、软件和数据管理制度主要内容包括：①保证机房设备安全和计算机正常运行，对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；②确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续；④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施；⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。
　　(4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以 及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括：①由专人负责；②防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点；③采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制；④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
23．什么是账务初始化？
　　从目前会计电算化的发展水平来看，计算机账务处理与手工账务处理基本一致，因为计算机的账务处理是模仿手工账务处理而形成的。
　　手工账务处理系统主要内容包括：根据会计科目设置账户；填制和审核记张凭证；录入凭证；试算平衡；错账修改；对账；结账。
　　相应地，计算机账务处理系统包括以下内容：凭证处理；记账；结账；查询；对账；系统管理(包括账务初始)；打印输出。
　　与手工建账相类似，计算机账务初始化主要包括会计科目和账户的设置及自动转账设置。
　　（1）设置会计科目和账户。主要设置以下项目：
　　①会计科目的级别。一般应设到三级，多的可以设到五级。
　　②会计科目代码。会计科目的代码是指会计科目统一规定的代码。目前，行业会计制度将一级会计科目代码确定，企业可以根据情况增加会计科目和科目代码。自定的会计科目的代码，应与财政部规定的代码的设定相吻合，例如：工业企业的资产为100，负债为200等等。二级以下的代码可以自己设定，大公司和企业集团应统一考虑，设定统一的代码，以便会计信息共享。
　　③会计科目名称。会计科目名称应按会计制度的规定设置，不应随意简化，例如：将“应付福利费”设置成“福利费”；将“应收账款”设置成“应收款”等等，都是不规范的。
　　④会计科目的类型。会计科目的类型是指使用的会计科目属于哪一类，即资产类、负债类、成本类和损益类，以明确该科目在计算机处理中所具备的一些特性，在具体操作中用代号来实现，一般用阿拉伯数字中的 l、2、3、4、5来代替。
　　⑤账户的定义。账户定义就是对账户的格式和账户余额进行规定。账户的格式分三栏式、多栏式和数量金额式。账户余额是指设置账户的年初数、累计发生额和本期余额的借贷方向和金额。如果已记录过手工账，将手工账转为计算机记账，那么，要将手工账转入计算机的数据是在账户定义这一环节完成，也就是将账簿上要结转的数据的借贷方向，发生额和余额，在此环节输入计算机，以便以后按期输入凭证。
　　（2）自动转账设置。企业的一些账务处理往往是固定的，只是不同期间的发生额不同而已。例如：每期结束时，要做如下分录：借记“产品销售收入”账户，贷记“本年利润”账户；借记“本年利润”账户，贷记“产品销售成本”、“产品销售费用”、“产品销售税金及附加”、“管理费用”、“财务费用”等账户。因此，多数财务软件都能提供了自动转账功能。这项功能的实现是按照事先的设置来进行的。自动转账设置包括：①业务凭证顺序号；②经济业务摘要；③科目代号或名称；④借贷方向；⑤金额来源；⑥计算公式。 24．什么是报表定义？
会计报表是由报表格式和报表数据构成的。报表定义就是对会计报表的格式和数据来源的设定过程。会计报表的格式多种多样，除会计制度规定的报表种类(资产负债表、损益表、现金流量表)以外，各行业、各企业还可能根据国家不同的管理机构和本企业的需要设置其他报表，如管理费用表、主要产品成本表、流动资产表、应交增值税明细表、工资计算表、制造成本表等等。在通用会计软件中，报表系统只是为用户提供了自定义空白格式的功能，系统生成报表时，只能按用户定义的格式生成。
　　报表的数据是按会计制度的规定，对已输入的会计信息进行加工、整理、汇总、计算出来的。各报表的各个空白位置的数据，是依据设定的取数公式而形成的。数据的来源主要有：
　　(l)从账中取数。从某账户中取某一时期或某一会计期间的某项数据。例如：通过科目代码，确定获取某一账户的余额，借方累计发生额或贷方累计发生额等；或者从几个账户中取数，进行会计汇总，填入报表中的某一行某一列中，例如：资产负债表中“存货”来源于“材料采购”、“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”、“材料成本差异”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“产成品”、“分期收款发出商品”、“生产成本”等科目的期末借贷方余额相抵后的差额填列。
　　(2)从报表中取数。从报表中取数是指从已形成的当前报表或其他报表中获取数据填入某行某列中，例如：合计栏是由以上的栏目数据汇总加计；资产负债表的“本年利润”可以从损益表中获取。
　　(3)手工输入数。计算机尚未联网时，下属单位已有报表，为了汇总或分析，需要将下属单位的报表中数据录入计算机中。所以要手工输入。

25．怎样进行报表定义？
　　报表程序主要有三大系统：一是报表定义，即建立描述文件；二是报表输出，即根据描述文件计算并打印报表、汇总表、分析表等多种报表；三是报表维护，它是为了保证程序的正常运行而做的辅助工作。
　　进行报表定义时，必须做好如下工作：一是要有一张空表的格式，即这张表的表头是什么样，表的栏目有多少，栏目的名称是什么，有多少行，表尾有什么，我们可以在屏幕上画一张空白的表格，并将其保存在一个文件里。我们称这个文件为报表格式文件。二是要知道这张表的每栏数据是怎么来的，可以有两个来源：其一是从账目中取得某个科目的余额或发生额或年初数，我们称之为“取数公式”；其二是从前期的报表或其他报表或本表中经过加减乘除等计算而来，我们称之为“计算公式”。把两个公式分别存在两个文件中，一个叫“取数公式文件”，一个叫“计算公式文件”。最后，还要对各栏目横平竖直检查勾稽关系进行描述，将其存在一个文件中，称之为“校验公式文件”。因此，要建立一张报表，就要有报表格式、取数公式、计算公式和校验公式这样四个文件。因为这些文件都是描述某张报表的，故而统称为“描述文件”。
一张报表就要有四个文件来描述它，如果要出多种报表，就要有许多描述文件。那么，到底哪四个文件是用来描述同一个文件的?为了使这些描述文件与实际打印的报表建立起联系，就要建立一个表格信息文件，即让操作者告诉计算机打印哪张报表，使用哪些描述文件，这就要建立一个管理文件，我们称之“表格管理文件”。
　　这样，进行报表定义时，就需要建立“报表格式”、“取数公式”、“计算公式”、“校验公式”、“表格管理”等五个文件。
　　进行会计报表定义时还应注意如下两个问题：
　　第一，为了取数方便，应在设置会计科目时，根据需要，多设明细科目。因为有些会计报表栏目中的数值，是根据一个或几个一级会计科目的余额相加而形成的，例如：资产负债表中“货币资金”项目，是根据“现金”、银行存款”、“其他货币资”科目的期末余额合计填列的。有的会计报表栏目中的数据要进行分析才能填列，例如：现金流量表中的“固定资折旧”项目，反映企业年度内累计提取的折旧，本项目应根据“累计折旧”科目的贷方发生额中属于本期提取的计入成本费用的折旧数分析填列。如果是手工记账，编制报表时可以把账簿中的“累计折旧”账翻出来一页一页地看，通过查看摘要内容，将本年度购买的旧的机械设备等固定资产中所含的折旧结转数剔除，填列到现金流量表即可，而使用计算机时情况就不同了，公式很难根据摘要来设定；从“累计折旧”的贷方发生额中，又很难进行逻辑判断，哪些是本年计提的计入成本费用的折旧，哪些是增加设备转入的折旧。这样就需要增设三个二级科目：“计入成本费用的折旧”、“非经营性计提的折旧”、“其他折旧结转”，在编制现金流量表时，对于“固定资产折旧”栏就可以根据“计入成本费用的折旧”数来填列。
　　第二，应细致认真地描述公式。运算符号除了主要的＋、－、×、÷、＝等以外，还有＜(小于)、＞(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等逻辑运算符，在定义时不应出现错误。同时也要注意取数的借方贷方。例如：资产负债表中“资产总额”的年初数等于“负债及所有者权益”的年初数；“资产总计”的年初数等于“负债及所有者权益”的年初数；“资产总计”的期末数应等于“负债及所有者权益”的期末数。



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